Politici şi practici privind independenţa

În calitate de auditori ai situațiilor financiare şi furnizori de alte servicii profesionale, cabinetul, partenerii şi angajaţii cabinetului au obligaţia de a respecta principiile fundamentale ale obiectivităţii, integrităţii și profesionalismului.

Pentru clienţii serviciilor de audit, independenţa este o garanţie a respectării acestor cerinţe. Conformitatea cu principiile este esențială pentru că ne permite să fim de folos clienţilor.

Politica globală de independenţă a cabinetului, care se bazează pe Codul de Etică al Profesioniștilor Contabili, conţine standarde şi procese minime pe care partenerii și angajații cabinetului acceptă să le respecte.

Politica globală de independenţă a cabinetului acoperă, între altele, următoarele domenii:

Independenţa personală şi a cabinetului, inclusiv politici şi îndrumări privind interesele şi acordurile financiare, cum ar fi conturi bancare şi credite ale partenerilor, personalului şi cabinetului;
Serviciile de audit şi planurile de onorarii. Politica este susţinută de Declaraţiile privind serviciile permise, care oferă îndrumări practice pentru aplicarea politicii privind serviciile de non-audit la clienţii de astfel de servicii;

Pe lângă aceasta, există la nivel de cabinet o Politică de management al riscurilor, care guvernează cerinţele de independenţă privind rotaţia partenerilor cheie de audit.

Aceste politici şi procese au rolul de a ajuta cabinetul să respecte standardele profesionale şi de reglementare de independenţă aplicabile serviciilor de asigurare. Politicile şi îndrumările sunt examinate şi revizuite cu ocazia unor modificări ale legilor sau ca răspuns la chestiuni operaţionale.

Instrumente de asigurare a independenţei

În calitate de membru al profesioniștilor în audit financiar, cabinetul are acces la un număr de instrumente care sprjină firmele, cabinetele şi angajaţii în executarea şi conformarea cu politicile şi procedurile de independenţă.

Între acestea se numără:

Atunci când cabinetul câştigă un nou client de audit, sistemul instituit informează automat deţinătorii de titluri de valoare la respectivul client în privinţa modificării gradului de restricţie şi facilitează re-evaluarea de independenţă a permisibilităţii lor;
Este instituit un sistem ce facilitează comunicarea între un lider al misiunii de servicii de non-audit şi liderul misiunii de audit, şi care documentează posibilele ameninţări la adresa independenţei serviciului şi propune mijloace de protecţie împotriva acestora, dar şi evaluările şi concluziile partenerului privind acceptabilitatea serviciului;
Baza de date pentru raportarea abaterilor, care este utilizată la nivel cabinet pentru a raporta orice abatere a auditorului extern de la normele de independenţă.

Cabinetul deţine, de asemenea, un număr de sisteme specifice României, care includ:

Un sistem de urmărire a rotaţiei, care monitorizează conformitatea cu politicile cabinetului privind rotaţia auditului pentru cabinet, liderii misiunilor, alţi parteneri cheie de audit şi partenerul responsabil pentru controlul calității implicaţi într-un audit;
O bază de date care conţine toate relaţiile de afaceri inițiate de cabinet cu alte entități. Aceste relaţii sunt revizuite o dată la şase luni pentru a rămâne permise.

Instruire şi confirmări privind independenţa

Cabinetul oferă tuturor partenerilor şi angajaţilor instruire anuală şi permanentă privind independenţa. Instruirea vizează de obicei sesiunile periodice impuse de modificarea unui post sau rol, a unei politici sau reglementări externe şi, după caz, a furnizării de servicii.

Partenerii şi personalul beneficiază de instruire anuală de risc şi de calitate asistată de calculator privind politica de independenţă a cabinetului, dar şi aspecte similare.

În plus, auditorii cabinetului sau cei solicitați să colaboreze în misiuni diverse de audit, beneficiază de instruire personală în funcţie de necesități, care este asigurată de specialiştii de independenţă, de riscuri şi calitate ai cabinetului.

Toţi partenerii şi angajații au obligaţia de a completa o declaraţie anuală de conformitate prin care confirmă că respectă întreaga politică de independenţă a cabinetului, inclusiv propria independenţă personală.

În plus, toţi partenerii confirmă că toate serviciile de audit şi relaţiile de afaceri pentru care sunt responsabili respectă politica cabinetului şi că au fost urmate procesele obligatorii la acceptarea misiunilor şi relaţiilor de afaceri.

Aceste declaraţii anuale sunt suplimentate de declaraţii la nivel de angajament de non-audit şi pentru toate tipurile de activităţi furnizate pentru clienţii de audit.

Monitorizarea independenței şi politica disciplinară

Cabinetul este responsabilă pentru monitorizarea eficienţei sistemului său de control al calității în procesul de asigurare a conformităţii cu cerinţele de independenţă. Pe lângă declaraţiile menţionate mai sus, în cadrul acestui proces de monitorizare mai efectuăm:

Teste de conformitate a controalelor şi proceselor de independenţă;
Teste de conformitate personală a independenţei pe un eşantion aleatoriu de parteneri şi angajați, în scopul monitorizării conformităţii cu politicile de independenţă;

Rezultatele monitorizării şi testării la nivel cabinet sunt raportate către conducerea acestuia în mod regulat, alături de un raport pe scurt prezentat anual.

Cabinetul dispune și de politici şi mecanisme disciplinare care promovează conformitatea cu politicile şi procesele de independenţă, ceea ce impune ca orice încălcare a cerinţelor de independenţă să fie raportată şi remediată.

Aceasta va include discuţii cu comitetul de audit al clientului referitoare la tipul abaterii, o evaluare a impactului acesteia asupra independenţei cabinetului, dar şi nevoia de măsuri pentru menținerea obiectivităţii.

Deşi majoritate abaterilor de acest fel sunt minore şi cauzate de neglijenţă, ele sunt privite cu seriozitate şi investigate corespunzător. Cabinetul aplică şi cerinţele suplimentare locale privind raportarea abaterilor.

Investigarea încălcărilor politicii de independenţă constatate mai are şi rolul de a identifica nevoia de ameliorare a sistemelor şi proceselor din cadrul cabinetului şi de formulare de îndrumări şi asigurare de instruire suplimentare.

Rotaţia partenerilor şi personalului cheie de audit

În cazul auditurilor entităţilor de interes public, o persoană nu poate fi partener principal de audit timp de mai mult de șapte ani. După această perioadă, persoana în cauză nu poate fi membru al echipei de misiune de audit sau partener principal al clientului timp de trei ani.

În această perioadă, persoana nu poate participa la auditarea entităţii, nu poate oferi servicii de control al calității misiunii, nu se poate consulta cu echipa misiunii sau cu clientul privind chestiuni tehnice sau respectivul sector de activitate, tranzacţii sau evenimente, sau influenţa în mod direct, sau în orice alte moduri, rezultatul misiunii.

Aceeaşi politică se aplică auditorului statutar calificat .

Mecanismul de rotaţie graduală se aplică individual anumitor persoane, nu întregii echipe a misiunii.